Hasznos tudnivalók

Minden üzembe helyezett pénztárgépnek rendelkeznie kell egy ún. gépnaplóval, mely tartalmazza az üzemeltető adatait (név, adószám, üzemeltetési hely), a pénztárgép adatait (APszám, gyártási szám, géptípus), az üzembe helyezés dátumát, a gép indulási adatait, az üzemeletetés jellegét, valamint az üzembe helyező szerviz adatait ( a szerviz és a műszerész neve, a szerviz és a műszerész igazolvány száma és a plombanyomó száma).

A későbbiekben ebbe a naplóba kerülnek bejegyzésre az esetleges meghibásodások, a csere pénztárgépek adatai és a kötelező éves szervizes felülvizsgálatok évenkénti dokumentálása. A szerviz bejegyzéseit minden esetben üzemeltetőnek is alá kell írnia.

FONTOS!
A pénztárgépnaplót mindig az üzemelés helyén kell tartani, egy esetleges ellenőrzéskor az ellenőrök el is kérhetik.

Gondoljunk mindig úgy a gépnaplóra, mint az autó (jelen esetben pénztárgép) és a forgalmi engedély (gépnapló) viszonyára. Egyik sem „működhet” a másik nélkül. Üzemeletető hiába tesz eleget nyugtaadási kötelezettségének, ha a gépnaplót nem tudja ellenőrzéskor bemutatni. (Például a kötelező éves szervizes felülvizsgálat meg sem kezdhető, ha nincs meg a napló.)

Amit még tudni érdemes…

Jelenleg többféle gépnapló van forgalomban, többféle adattartalommal. Ahol lehetséges az esetleges üzemelési hely változásait üzemeltetőnek kell benne vezetnie, a változás dátumának és az új cím megadásának feltüntetésével.

Ha a gépnapló elveszett vagy megsemmisült, erről haladéktalanul értesíteni kell a pénztárgép szervizt/műszerészt, aki pótolni fogja és értesíti az Adóhatóságot az új napló kiállításáról.

A pénztárgépnaplót szigorú számadású nyomtatványként kell kezelni. Üzembe helyezéskor az üzembe helyező szerviz egyedi azonosítóval látja el. Sajnos a többi szigorú számadású nyomtatványt nyilvántartó adatlap rovatfejei nem igazán passzolnak a gépnapló adataihoz, ezért javasoljuk egy kimondottan erre a célra tervezett nyomtatvány kitöltését.

Ez az idényjellegű üzletekre jellemző illetve akkor, ha üzemeltető tevékenységét felfüggeszti és pénztárgépe használatát bizonytalan ideig szünetelteti. Ebben az esetben ún. szüneteltetési nyilatkozatot kell kitölteni és eljuttatni a szolgáltató felé. Érdemes elolvasni a szolgáltatók erre vonatkozó tájékoztatóját, ugyanis a nyomtatvány mellé egyes esetekben egyéb dokumentumokat is kérnek csatolni. Hasznos arról is tájékozódni, hogy a szolgáltató maximum mennyi időre szünetelteti a szolgáltatását. Ugyanis a határidő leteltével automatikusan visszakapcsolják a pénztárgépet az adatforgalomba. (Természetesen újabb nyomtatvány beadásával a szüneteltetés meghosszabbítható.)

A 45 napon túli szüneteltetést az Adóhatóság felé is be kell jelenteni. (PTGTAXUZ nyomtatvány)

Ha üzemeltető ismét szeretné a pénztárgépét használni, erről tájékoztatni kell az illetékes Adóhatóságot (PTGTAXUZ nyomtatvány) és a szolgáltatónál aktívvá kell tenni az adatkapcsolatot. Ez történhet telefonon vagy írásban, az adott szolgáltató elvárásai szerint.

FONTOS!
A szüneteltetett pénztárgépre is van kötelező éves szervizes felülvizsgálati kötelezettség. Ilyenkor a felülvizsgálat idejére biztosítani kell az adatkapcsolatot a pénztárgép és a NAV szervere között. Természetesen a vizsgálat után vissza lehet állítani a szüneteltetési állapotot.

A pénztárgép üzembe helyezéséhez minden esetben feltétlenül szükséges egy ún. regisztrációs kód, melyet az Ügyfélkapun keresztül lehet igényelni. Ehhez a következő adatokra van szükség:

• üzemeltető pontos neve
• adószáma
• a pénztárgép üzemelési helye

Az adatokat nagyon pontosan kell megadni és a kód kézhezvétele után pedig karakterenként le kell ellenőrizni. Ugyanis ezek az adatok fognak majd megjelenni a blokkok és jelentések fejlécében. Az adatok utólagos javítása csak egy ismételt PTGTAXUZ nyomtatvány beküldésével lehetséges.

A pénztárgép üzembe helyezésekor szükséges még egy előfizetői szerződést is kötni valamelyik szolgáltatóval. (Bővebben ld. Szolgáltatók menüpontot), ez biztosítja majd az adatkapcsolatot a pénztárgép és a NAV szervere között.

A szerződés megkötéséhez szükséges dokumentumok cég esetén:

• aláírási címpéldány
• aláíró személyi okmányai (személyi igazolvány, lakcímkártya)

A szerződés megkötéséhez szükséges dokumentumok egyéni vállalkozó esetén:

• vállalkozói igazolvány vagy igazolás
• aláíró személyi okmányai (személyi igazolvány, lakcímkártya)

Ha nem az aláírásra jogosult jár el, mindkét esetben a szolgáltatók honlapján elérhető meghatalmazás is szükséges.

Az új, online pénztárgépek bevezetésével megszűnt a kötelező óra átállítás. A nyári időszámítás elején és végén (március és október utolsó vasárnapja) a pénztárgépek automatikusan követik az átállást, ehhez szervizes beavatkozásra nincs szükség.

Előfordulhat azonban –igen ritka esetekben-, hogy a pénztárgép nem a helyes időt mutatja. Természetesen ilyenkor értesíteni kell a szervizt.

Jogszabály írja elő a pénztárgépben a váltópénz rögzítését. A napnyitást követően azt az összeget kell beütni, ami ténylegesen a fiókban megtalálható. Az új firmwar-rel rendelkező pénztárgépekbe már nemcsak a váltópénz forintösszegét, hanem a Hitel és az Utalvány nyitó készletét is rögzíteni kell.

A napi bevétel összegét ezek a nyitókészletek nem befolyásolják, ez csak a fiók tartalom lekérdezésénél jelentkezik, s az esti záráskor ezen számlálók értéke automatikusan törlődik, nullázódik. (Ezért kell MINDEN reggel úja és újra beütni a pénztárgépbe.)

FONTOS!
A váltópénz nyugtája –a Napnyitás blokkal együtt- 2016 tavaszától már adóügyi bizonylatnak számít, ezért ezeket meg kell őrizni és egy esetleges Adóhatósági ellenőrzés esetén az ellenőrök el is kérhetik.

Javasoljuk, hogy napközben a pénztárgép környékén tartsák (legjobb betenni a fiókba), este pedig tűzzék hozzá a napi zárás bizonylatához. Így nem fog elveszni és bármikor visszakereshető.